MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD ZIMPLE RENTAS SAS

PREÁMBULO. - Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, dicha sociedad manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL. - Las Bases de Datos de la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por ZIMPLE RENTAS S.A.S con antelación al mismo.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN. - el derecho fundamental al habeas data tiene por objet garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la informacion qu son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se les dan a susu datos personales. En este sentido, el derecho a la proteccion de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quien consrva los datos personales, los usos a los que están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. lo anterior tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley.

La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantíase instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este cotexto, el objeto de este manual consisteen cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condicion de ZIMPLE RENTAS S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k del articulo 17 de la referida ley.

OBJETO. - El presente manual expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrase todos llos datos personales de personas naturales y jurídicas que suministrasn y constituyen las bases de datos personales de la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S

FINALIDAD. - Este manual permite instrumentar los procedimientos de recoleccion y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardadr los datos privados, semiprivados, publicos y sencibles de sus titulares.

BASES DE DATOS. - Las politicas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja ZIMPLE RENTAS S.A.S, y seran registrados de conformidadcon lo dispouesto en la ley y tan pronto sea reglamentada la forma y condiciones de registro ante la delegatura de proteccion de datos personales de la Superintendencia de industria y Comercio. Las bases de datos tendran una vigencia indefinida, sinembargo, sus titulares podrán revocar su autorización para el tratamiento de sus datos en cualquier momento. Las beses de datos seran escritas en el RNBD

CONSULTA DE LA POLÍTICA. - Esta política debe ser representada y puesta en un acceso visible en los sitios oficiales de ZIMPLE RENTAS S.A.S y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por parte del público en general.

PRINCIPIOS. - En todo tratamiento de datos personales que realice ZIMPLE RENTAS S.A.S se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen general de protección de Datos Personaleas Colombiano, en especial los siguientes:

• Principos de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por ZIMPLE RENTAS S.A.S, se aplicaran las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
• Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S a los datos personales que tiene, obedece a las finalidades establecidad en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las normas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
• Princpicio de libertad: El tratamiento que realice ZIMPLE RENTAS S.A.S a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del títular de los datos personales.
• Principio de veracidad o calidad: La informacion sujeta a tratamiento por parte de ZIMPLE RENTAS S.A.S debe ser veraz, completa, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: ZIMPLE RENTAS S.A.S garantiza que el títular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier moemnto y sin restrincciones de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.
• Principio de acceso de circulacion restringida. ZIMPLE RENTAS S.A.S garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
• Principio de seguridad. ZIMPLE RENTAS S.A.S se implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias patra proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso la adulteracion, la perdida y la consulta no autiorizada o no deseada.
• Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de la Organización se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente politica.

CATEGORÍA DE DATOS. - ZIMPLE RENTAS S.A.S en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislacion vigente:

1. Dato personal: Conjunto de informacion suscetible de relaciones a una o mas personas naturales.
2. Dato Público: Es dato público todo aquel contenido en documenos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesion u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será tambien dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.
3. Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
4. Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.

• Dato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.
• Dato Sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejempli, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

DEFINICIONES.- Para efectos de la presente política, a continución se define cómo deberán entenderse las siguientes palabras:

• Base de datos: Conjunto organizado d edatos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.
• Titular de los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.
• Tratamiento de datos personales: Conjunto de actividades a las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el almacenamiento y el uso que se hace de dichos datos.

Autorización: Permiso otorgadi por el tirular para efectual el tratamiento de sus datos personales. La autorización debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las características establecidad.

• Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, legitima para decidir sobre el tratamiento de datos personales o la base de datos.
• Encargado del tratamiento: Es la Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.
• Aviso de privacidad: Es una comunicacíon del responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las políticas de tratamiento de informacion a las que son sometidas los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.
• Transmisión: Tratamiento dado por el encargado de los datos personales para comunicarlos dentro o fuera de colombia por cuenta del responsable.
• Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envio de informacion o de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envia, localizando dentro o fuera de colombia.
• Normatividad: Conjunto de normas, leyes y decretos que regulan una materia específica. Para el presente caso siempre se hará referencia a la regulación de los datos personales.
• Menor de edad: Es todo niño, niña o adolescente (púber o adolescente) cuya edas sea inferior a 18 años.

MARCO NORMATIVO LEGAL. - El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguente:

• Constitución Política, articulo 15.
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009
• Decretos Reglamentarios2952 de 2010
• Decreto reglamentario 1377 de 2013.
• Sentencias C- 1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
• Circular 03 de noviembre de 2015

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS. - De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho, se podrsa ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o quellos cuyo tratamiento esté expresamente probido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ZIMPLE RENTAS S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Presentar ante la Superintendencia de la industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las domás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S
• Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión del dato en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, almenos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podran ser ejercidos por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposicion ZIMPLE RENTAS S.A.S
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación o apoderamiento.
• Otro a favor para el cual el titular hubiere estípulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

ALMACENAMIENTO DE DATOS. - Se informaa los titulares que las bases de datos de ZIMPLE RENTAS S.A.S se almacenan automaticamente en computadors y/o servidores propios de la empresa.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. - Para efectos del presente manual, será responsable ZIMPLE RENTAS S.A.S sociedad comercial, con sede principal en la Carrera 37 # 25 - 79 Oficina 205 Edificio VITTA II, Tulua - Valle, Tel (57-2) 234 3000, correo electronico administracion@savtours.co, sera el responsable del tratamiento de los datos y las bases de datos.

El tratamiento de los Datos personales de deberá hacer los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podra dirigirse a: Carrera 37 # 25 - 79 Oficina 205 Edificio VITTA II, Tulua - Valle, Tel (57-2) 234 3000, correo electronico administracion@savtours.co.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. - Para efectos del presente manual , serán encargados del tratamiento de datos personales bajo compromiso de la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga isntitucionalmete la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual. En representación de todas las áreas seencuentra el señor ALEJANDRO HERRERA ECHEVERRI quien será el encargado del tratamiento de datos personales. Los canales de comunicación para que los titulares de los datos contacten a la encargada del tratamiento serán los siguientes: Carrera 37 # 25 - 79 Oficina 205 Edificio VITTA II, Tulua - Valle, Tel (57-2) 234 3000, correo electronico administracion@savtours.co.

Todos los trabajadores de la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S se obligan a aceptar la politica y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la ley 1581 de 2012 y las normas complemetarias o que regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.

Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:

• Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
• Coordinar la deficinición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestion de Datos Personales.
• Servir de enlace y cordinador con las demás áreas de la organizacion para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestion de Datos Personales.
• Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización
• Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas segun su tipo.
• Registar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las isntrucciones que sobre el particular emita la SIC.
• Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
• Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
• Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento de protección de datos personales específico para cada unp de ellos.
• Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañia.
• Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organizaicón.
• Integrar las politicas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores, etc.).

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BAES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y TURISMO. - ZIMPLE RENTAS S.A.S acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relacion con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes. La inscripción de las bases de datos en el RNBD se enmarcará dentro de los parámetros dados en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.

Para efectos del registro de las bases de datos, ZIMPLE RENTAS S.A.S realizara un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• Cantidad de bases de datos con la informacion personal.
• Cantidad de titulares por cada base de datos
• Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
• Tipo de datos personales contenidos en cada bae de datos a los que se realiza.
• Tratamiento, como: Datos de identificacion, ubicacion, socioeconomicos, sensibles u otros.
• Ubicacion fisica de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo, archivadores o servidores(dependiendo de si se trata de un archivo fisico o una base de datos electrónica), internos o externos a la sinstalaciones fisicas del responsable.
• Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado (s) del tratamiento, se solicitaran los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).
• Medidad de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
• Informacion sobre si la cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.
• Forma de obtencion de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
• Cuando se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la base de datos, se solicitara la información básica del destinatario.
• Si la base de datos se ha cedido, se solicitará la informacion básica del cesionario.

AUTORIZACION DE DATOS PERSONALES. - La sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S solicitará a los titulares de la información au autorización para el tratamiento de sus datos personales. Para ello se tendrá en cuenta, que:

• El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento.
• Su autorizacion debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento.
• La sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S informará al Titular de los Datos el uso o finalidad y este ser[a el uso que ZIMPLE RENTAS S.A.S como responsable del Tratamiento podr[a hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del mismo.

El titular de los Datos Personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contratio. En el caso de los contratos con ZIMPLE RENTAS S.A.S, es necesario contar con loa saros personales del Titular para los efectos relacionados con la presentación de los servicios contratados, y se utilizaran para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad. tanto en relacion con la finalidad como con el tiempo.

PROGRAMA DE GESTION INTEGRAL DE DATOS PERSONALES. - ZIMPLE RENTAS S.A.S implemetanrá un programa para la gestion integrak de los datos personales a partir de las guías establecidad por la Superintendencia de Industria y Comercio a partir del principio de responsabilidad demostrada.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS. - ZIMPLE RENTAS S.A.S aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando correspoda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien por virtud de revisión de los libros, expedientes o documentos.

Además de los datos que posean una clara y vidente naturaleza confidencial, será información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualquiera de las siguientes denominaciones: "Conidencial", "Reservado" "Secreto", "Privado", "Privilegiado", "Especial" o "Exclusivo".

La proteccion de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo de ZIMPLE RENTAS S.A.S se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la informacion y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidad en estos instrumentos legales. En consecuencia. de lo anterior, será un deber de ZIMPLE RENTAS S.A.S velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones.

Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.

AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. - ZIMPLE RENTAS S.A.S

Requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismo, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

• Informacion requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Tratamiento d einformación autorizado por la ley para fines historicos o estadísticos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACION. - ZIMPLE RENTAS S.A.S obtendrá la autorizacion mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electronico, mensajes de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del conocimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitímada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorizacion será solicitada por ZIMPLE RENTAS S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. - Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorizacion otorgada a la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismo, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. ZIMPLE RENTAS S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supersion de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ZIMPLE RENTAS S.A.S deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de datos; y por la otra de manera parcial en relacion con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. - Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S pondrá a disposición de este, previa acreditacion de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin corto o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

TRATEMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. - El tratamiento de los titulos con los cuales ZIMPLE RENTAS S.A.S tuviere establecida o estableciera una relacion, permanente u ocasional, lo realizará el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

• Mantener una comunicación contante con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa.
• Realizar labores de gestiones de mercadeo para efectos de mejorar los servicios prestados por la empresa y mejorar el conocimiento del cliente.
• Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web y la realizacion de estadísticas, encuentas y demás actividades tendientes a la consecución de de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar informacion personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la empresa.
• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por ZIMPLE RENTAS S.A.S
• Desarrollar el objeto social de ZIMPLE RENTAS S.A.S conforme a sus estatutos sociales.
• Ofrecer los servicios de la empresa mediante los canales deestinados para ello.
• Cumplir lo dispuesto para el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicacables a empleados, exempleados. empleados en mision, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
• Obtener datos públicos mediante la aplicación

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. - Se deberá actualizar la información conforme se van obtenieno los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012 y de acuerdo con lo establecido en la medida provisional del presente manual.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. - ZIMPLE RENTAS S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo esta. En consecuencia, ZIMPLE RENTAS S.A.S podra establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES. - ZIMPLE RENTAS S.A.S no tratará datos de menores, sin embargo, en el evento que así lo hiciera, se regirá bajo los siguientes parámetros: En el tratamiento de datos personales se asegurrará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, púberes, impúberes y adolescentes). En caso de recudarlos debe darse cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir los siguientes parámetros:

• Responder y respetar el interés supeiro de los menores.
• Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
• Tratar los datos que comporten una naturaleza efímera insipiente y que no tenga una naturaleza privada, semiprivada o sensible.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDECIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. - ZIMPLE RENTAS S.A.S acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relacion con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA. - La presente política rge apartir de la fecha de su publicación y sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. - En principio, ZIMPLE RENTAS S.A.S no trata datos sencibles, sin embargo, en el evento que fuesen tratados, empleará los siguientes mecanismos de protección: La sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización. Para el caso de datos personales sensibles, ZIMPLE RENTAS S.A.S podra hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

• El titular haya dado su autorización explicita, salvo en los casos que por ley no sea requerisdo el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente encapacitado.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación. ONG, asociacion o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. en eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Para efectos de hacer una búsqueda de antecedentes del titular de los datos en las respectivas bases de datos nacionales e internacionales de organismos de control y vigilancia.

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA.-

Los datos suministrados por el empleado serán copilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por ZIMPLE RENTAS S.A.S para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa de las siguientes: contrataciones, administración de personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficos extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordianar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la compañia y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañia pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes, Toda la informacion relativa al empleado o ex empleado de SAVTOUR REPRESENTACIONES S.A.S será conservada con el fin de que ZIMPLE RENTAS S.A.S pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condicion le correspondan de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

DATOS SENSIBLES DEL EMPLEADO.- El titular de la información manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontanea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a organizaciones sociales, a la salud, estilo de vida, aptitudes intelectuales, entre otras; se realizará para los fines establecidos en esta política y para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. El empleado podrá contactar directamente a su empleador para efectos de cambiar, suprimir, actualizar o ratificar algunos de los datos sensibles que sean tratados por la empresa.

TRANFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.- La empresa manifiesta que realizará transmisión nacional de datos personales a la empresa CARMEN LUCIA CARMONA JIMENEZ. Para efectos de cumplir con sus obligaciones contables, fiscales y tributarias. Con dicha empresa se ha suscrito el respectivo contrato de transmisión y protección de datos personales. Los datos transmitidos no tendrán ningún uso adicional.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes o agentes oficiosos siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, su cedula de cuidadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electronico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.-

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la informacion del titular que repose en ZIMPLE RENTAS S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales ZIMPLE RENTAS S.A.S garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplicados, los cuales deberán se informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independiente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) diás hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 dias, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atendera su consulta, la cual en ningun caso podrá superar los cinco (5) diás habiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR ZIMPLE RENTAS S.A.S- El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a ZIMPLE RENTAS S.A.S y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que lacompañia ha recolectado, almacenado o usado.

El titular debe enviar solicitud escrita a los datos de contacto previamente señalados en la política, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo elctrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsables o encargado requerirá al ineteresado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

La sociedad ZIMPLE RENTAS S.A.S, a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término maximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud la misma sea atendida.

Si el responsable y/o encargado del tratamiento no pudo atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, s ele notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS. - El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a ZIMPLE RENTAS S.A.S, y/o encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales sean tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el regimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el sih¿guiente procedimiento:

El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicado:

Nombre del titular de datos.

La identificacion del Titular (Cédula de ciudadania).

La descripcion de los hechos que dan lugar al reclamo.

La dirección y demás datos de contacto del titular.

La descripción del procedimiento que desea realizar (Correccion, actualización o supresión).

La aclaración de si está actuando a nombre propio o a nombre de un tercero.

Los documentos corroboren en la solicitud (opcional).

Si no se cumpklen los requisitos enunciados para sdolicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) dias siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transucrre (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumplan los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

una vez recibida la solicitud, yen un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase " reclamo en trámite" y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asi mismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.

El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del dia siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.

Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, ZIMPLE RENTAS S.A.S, informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que sera resuelta su solicitud. En ningun caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

El procedimiento al interior de la empresa será el siguiente:

PROCEDIMIENTO TÉRMINO

Análisis preliminar de la solicitud 5 días

(Posibilidad de subsanar defectos) - Termino para el titular del dato - 30 días

Reclamo en trámite 2 días

10232408304709488. de la solicitud y envío de la constancia al titular. 8 días

 

Independientemente de la solicitud, ésta debe ser resuelta dentro de los 15 días hábiles siguientes a su presentación.

- Parágrafo. No podra concederse la supresión de los datos personales por solicitud por el titular o su representante, cuando exita un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A LA DE ZIMPLE RENTAS S.A.S,PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES. - El titular de lo datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a ZIMPLE RENTAS S.A.S, para el tratamiento de datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma, se seguira el procedimeinto consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, retificar o suprimir los datos personales tratados por ZIMPLE RENTAS S.A.S, permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA. - La presente política para el tratamiento de datos personales ZIMPLE RENTAS S.A.S, fue utilizada por ultima vez el dia 6 de marzo, de 2019 para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Circular 02 del 3 de noviembre de 2015. Desde esta fecha entra en vigencia la presente politica.